静岡で未経験から営業職へ入社するとき、仕事への準備と同時に進めたいのが入社書類の確認です。見慣れない名前が並ぶと不安になりますが、すべての人が同じ書類を提出するわけではありません。
必要なものは、前職の有無、入社時期、社会保険への加入状況などで変わります。ここでは雇用保険被保険者証・源泉徴収票・マイナンバーを中心に、迷いやすい場面の対応まで順番に解説します。
最初に会社の入社案内を確認する
入社書類は全国共通の制度に関するものが多く、静岡県だけの特別な書類というわけではありません。一方、提出期限、原本か写しか、提出方法は会社ごとに異なります。まず採用担当者から届いた案内を正本として確認しましょう。
一覧にすると準備漏れを防ぎやすい
- 書類名：似た名前の書類と取り違えない
- 自分が対象か：前職がある人だけ、扶養家族がいる人だけ、などの条件を見る
- 提出形式：原本、写し、専用画面への入力のどれかを確認する
- 期限：入社前、入社当日、後日提出のどれかを記録する
分からない項目は空欄を推測で埋めず、採用担当者へ確認するのが確実です。書類が間に合わないと分かった時点で、入社後の提出でもよいか相談しておくと手続きが進めやすくなります。
雇用保険被保険者証は番号の引き継ぎに使う
雇用保険被保険者証には、雇用保険の加入記録をつなぐための被保険者番号が記載されています。以前に雇用保険へ加入して働いたことがある人は、前職の退職書類一式や自宅の重要書類を確認してみましょう。離職票とは別の書類なので、名称も確かめます。
見つからない場合の進め方
- 前職から受け取った書類と給与関係の保管場所を探す
- 見つからなければ、紛失していることを入社先へ伝える
- 必要に応じて、本人確認書類を用意してハローワークで再交付を申請する
初めて就職する人や、過去に雇用保険へ加入したことがない人は、手元にないのが通常です。「紛失」と決めつけず、加入歴がない旨を会社へ伝えてください。番号を推測したり、別人の書類を参考に記入したりしてはいけません。
源泉徴収票は同じ年に前職の給与があるかで判断する
転職した年に前職から給与を受け取っている場合、一般的には新しい勤務先の年末調整で前職分を合算するため、前職の給与所得の源泉徴収票が必要です。退職金に関する「退職所得の源泉徴収票」とは用途が異なるため、表題を確認しましょう。
国税庁の案内では、中途退職者の給与所得の源泉徴収票の交付期限は退職後1か月です。届かない場合は、まず前職の給与・総務担当へ発行状況を問い合わせます。交付期限を過ぎても発行されないときは、税務署へ「源泉徴収票不交付の届出」を行う手続きがあります。
その年に前職から給与を受けていない人は、通常、前職分の源泉徴収票を新しい勤務先へ出す場面はありません。ただし、入社時期や会社で年末調整を行えるかによって対応が変わるため、「自分で確定申告が必要か」も担当者へ確認すると安心です。
マイナンバーは指定された安全な方法で提出する
会社は、税や社会保険の手続きに必要な範囲で従業員のマイナンバーを取り扱います。提出時には、番号が正しいことの確認と本人確認が必要です。マイナンバーカードがある場合は1枚で確認できることがありますが、使える書類の組み合わせは会社の案内に従ってください。
提出前に気をつけたいこと
- 会社が指定した提出画面、封筒、対面提出などの方法を使う
- 個人のメールやSNSへ自己判断で番号や画像を送らない
- 扶養家族の番号は、対象者と必要範囲を確認してから用意する
- カードを紛失している場合は、放置せず担当窓口と会社へ相談する
マイナンバーは営業成績の管理など、税・社会保障と無関係な目的に使うものではありません。提出理由や取扱方法に疑問があれば、確認してから渡して問題ありません。
ほかの書類も入社1週間前を目安に点検する
会社によっては、給与振込口座、基礎年金番号が分かる書類、扶養控除等申告書、通勤経路、自動車通勤に関する書類、健康診断書などを案内されることがあります。すべてが全員必須とは限らないため、会社の一覧と照合してください。
入社1週間前を一つの目安に、手元にあるもの、取り寄せ中のもの、確認が必要なものへ分けると落ち着いて準備できます。氏名や住所が現在の情報と異なる場合も、そのまま提出せず担当者へ伝えましょう。
- 手元にある：記載内容と提出形式を確認する
- 取り寄せ中：依頼日と到着見込みを伝える
- 対象か不明：自分の状況を添えて採用担当者へ質問する
また、受け取る側の書類として、労働条件通知書や雇用契約書の仕事内容、勤務地、勤務時間、賃金、休日も確認しておくことが大切です。書類準備と一緒に、分からない条件を入社前に整理しておきましょう。
未経験営業への一歩を落ち着いて準備したい方へ
株式会社Liberteは、「時代の流れに沿った人材を創る」という考えのもと、未経験から挑戦する人の育成と、それぞれの得手不得手を活かせる働き方を大切にしています。入社準備や営業の仕事について気になることがあれば、選考の段階でも遠慮なくお尋ねください。
仕事内容や研修、働き方を確かめたい方は、採用エントリー・お問い合わせからご相談いただけます。準備できていることと不安なことを整理しながら、自分に合う一歩を考えていきましょう。